Så använde Sanoma Workplace Adequacy™ Survey för att prioritera rätt och följa upp resultatet

När Sanoma stod inför ett kontorsbyte behövde verksamheten mer än nya lokaler. De behövde ett tydligt beslutsunderlag för att förstå vilka behov som faktiskt var viktigast, hur arbetsplatsen bäst skulle stödja verksamheten och hur effekten av förändringen skulle kunna följas upp över tid. Genom Workplace Adequacy™ Survey fick de en representativ nulägesbild, en tydligare prioriteringsgrund och en förmätning som senare gjorde det möjligt att visa resultat.

Från antaganden till ett tydligare beslutsunderlag

När organisationer utvecklar sin arbetsplats uppstår ofta samma utmaning: hur skiljer man verkliga behov från önskemål som är mindre avgörande? Utan ett strukturerat underlag finns en risk att beslut fattas utifrån enskilda röster, antaganden eller sådant som låter bra i teorin men inte gör störst skillnad i praktiken.

Det var precis här Workplace Adequacy™ Survey blev värdefullt för Sanoma. Genom att genomföra en kort, relevant och validerad enkät kunde verksamheten få en tydlig bild av hur medarbetarna arbetade, vilka typer av miljöer som bäst stödde deras aktiviteter och var det fanns tydliga utvecklingsbehov. Svarsfrekvensen var över 70 procent, vilket gav ett starkt och representativt underlag för det fortsatta arbetet.

Surveyresultatet gav inte bara en ögonblicksbild av nuläget. Det gjorde det också möjligt att identifiera var svaren var samstämmiga och var behoven skilde sig mellan olika delar av verksamheten. På så sätt kunde Sanoma skilja need to have från nice to have och prioritera de insatser som hade störst betydelse för arbetsmiljön och verksamhetens arbetssätt.

Ett verktyg för analys, prioritering och uppföljning

Workplace Adequacy™ Survey fungerade därmed som både analysverktyg och beslutsstöd. Enkäten fångade bland annat nöjdhet med arbetsplatsen, stöd för fokusarbete, stöd för samarbete, tillgång till rätt typer av ytor, upplevd funktionalitet, samarbetsmönster, aktivitetsprofil och mobilitetsprofil. Tillsammans gav dessa perspektiv en helhetsbild av hur väl arbetsplatsen stödde verksamhetens behov.

Det som gör den här typen av underlag särskilt värdefullt är kopplingen till principerna i Workplace Adequacy™-ramverket. Kort beskrivet handlar ramverket om att dimensionera rätt, diversifiera arbetsplatsen, underlätta samarbete och öka användbarheten, med insikt genom deltagande som grund. Det betyder i praktiken att arbetsplatsen behöver vara anpassad till faktiskt nyttjande, erbjuda rätt variation av miljöer, stödja verksamhetens samarbetsmönster och vara enkel att använda i vardagen. För att kunna fatta sådana beslut krävs relevanta medarbetarinsikter, inte gissningar.

För Sanoma blev detta särskilt viktigt eftersom förmätningen också skapade förutsättningar för en eftermätning. När förändringarna väl var genomförda gick det därför att följa upp om arbetsplatsen faktiskt blivit bättre utifrån samma principer. Resultaten visade förbättringar inom samtliga delar av ramverket. Nyttjandegraden av kontoret ökade, trivseln förbättrades, kommunikationen och samarbetet stärktes och medarbetarna upplevde bättre stöd från de ytor som erbjöds. Även den övergripande funktionaliteten upplevdes som tydligt bättre.

Vad förmätningen gjorde möjligt

Utan en förmätning hade mycket av detta varit svårt att visa. Då hade verksamheten i större utsträckning behövt luta sig mot antaganden om aktivitetsmönster, nöjdhet och behov. Det hade också funnits en risk att vissa grupper eller behov inte kom fram tillräckligt tydligt. Genom surveyverktyget fick Sanoma i stället ett beslutsunderlag som fångade både gemensamma behov och variationer mellan olika delar av organisationen.

Ingrid Ahotupa, kommersiellt ansvarig för Sanoma Sverige och kontorschef på Sanoma Utbildning, beskriver värdet så här:

”När vårt hyresavtal började gå ut behövde vi mer än bara en ny lokal – vi behövde en genomarbetad strategi. Tack vare stödet vi fått genom hela processen har vi skapat en miljö som verkligen stödjer vårt arbetssätt. Vi har kunnat fokusera på vårt huvuduppdrag – att sprida kunskap – istället för att felsöka lokaler eller teknik.”

För verksamheter som vill fatta mer träffsäkra beslut om sin arbetsplats kan Workplace Adequacy™ Survey därför spela flera roller samtidigt. Det hjälper er att förstå nuläget, prioritera rätt insatser och följa upp om förändringen faktiskt gav önskad effekt. Det gör verktyget särskilt relevant för workplace- och facilityfunktioner, fastighetsansvariga och rådgivare som behöver kombinera medarbetarperspektiv med ett mer strategiskt beslutsunderlag.

Boka demo

Vill du se hur Workplace Adequacy™ Survey kan hjälpa er att skilja need to have från nice to have, skapa en tydlig förmätning och följa upp effekten av er arbetsplatsutveckling? Boka en demo.