Sv 
En 
Dela
Case Studie
När Upplands Väsby kommun beslutade att samla verksamheter från flera adresser i ett gemensamt kommunhus blev det snabbt tydligt att projektet krävde mer än traditionell lokalplanering. Det nya kommunhuset skulle fungera för många olika verksamheter, arbetssätt och säkerhetsbehov, samtidigt som det skulle stödja både medarbetare och invånare över tid. Genom Workplace Adequacy™ Survey fick kommunen ett tydligare och mer strukturerat beslutsunderlag för att förstå behoven, prioritera rätt och lägga grunden för ett kommunhus som fungerar i praktiken.
Ett kommunhus med många behov att balansera
När organisationer planerar ett nytt kontor eller kommunhus uppstår ofta samma utmaning: hur skapar man en arbetsplats som fungerar för många olika behov samtidigt, utan att beslut fattas utifrån antaganden eller enskilda röster?
För Upplands Väsby kommun var detta särskilt viktigt. Det nya kommunhuset skulle samla sex förvaltningar och 43 enheter i en gemensam byggnad. Arbetsplatsen behövde därför stödja fokusarbete, samarbete, möten, säkerhet, sekretess och tillgänglighet inom en och samma helhet. Samtidigt skulle huset fungera som en plats där invånare enklare kan komma i kontakt med kommunen.
I ett projekt med så många verksamheter och behov finns en tydlig risk att arbetsplatsfrågorna blir svåra att prioritera. Olika grupper arbetar på olika sätt, har olika krav och behöver olika typer av stöd från den fysiska miljön. För att kunna fatta rätt beslut behövde kommunen ett beslutsunderlag som visade hur verksamheten faktiskt arbetade, vilka behov som var gemensamma och var det fanns tydliga skillnader mellan olika delar av organisationen.
Ett tydligare beslutsunderlag med Workplace Adequacy™ Survey
Här blev Workplace Adequacy™ Survey ett viktigt verktyg. Genom att samla in medarbetarnas perspektiv på ett strukturerat och relevant sätt fick kommunen en tydligare nulägesbild av verksamhetens behov. Surveyverktyget gjorde det möjligt att synliggöra både övergripande mönster och särskilda krav från olika delar av organisationen. Det skapade bättre förutsättningar att skilja need to have från nice to have och att prioritera de insatser som hade störst betydelse för det framtida kommunhuset.
Det är just detta som gör Workplace Adequacy™ Survey värdefullt i komplexa arbetsplatsprojekt. Verktyget fungerar inte bara som en enkät, utan som ett beslutsstöd för arbetsplatsstrategi. I Upplands Väsbys fall bidrog det till att skapa en mer träffsäker grund för dimensionering, diversifiering, hemvister, klustring och zonindelning i det nya kommunhuset.
Byggt på principerna i Workplace Adequacy™
Workplace Adequacy™ Survey kan också förstås i relation till principerna i Workplace Adequacy™-ramverket. Kort beskrivet handlar ramverket om att dimensionera rätt, diversifiera arbetsplatsen, underlätta samarbete och öka användbarheten, med insikt genom deltagande som grund. Det innebär att arbetsplatsen behöver utformas efter verkliga behov, erbjuda rätt variation av miljöer, stödja verksamhetens samarbetsmönster och vara enkel att använda i vardagen. För att kunna göra det krävs ett tillförlitligt underlag från dem som faktiskt använder arbetsplatsen.
För Upplands Väsby blev detta särskilt relevant eftersom kommunhuset behöver fungera för många olika verksamheter inom samma byggnad. Med hjälp av Workplace Adequacy™ Survey blev det lättare att översätta komplexa behov till ett mer strukturerat beslutsunderlag. Det gav kommunen bättre förutsättningar att prioritera rätt tidigt i processen och att skapa ett arbetsplatskoncept som är förankrat i verksamhetens verklighet.
Värdet i praktiken
Värdet av verktyget ligger inte bara i analysen, utan också i att det skapar en starkare grund för kommande beslut. I ett projekt med många intressenter, höga krav och stor organisatorisk bredd blir det särskilt viktigt att ha ett underlag som bidrar till tydlighet, struktur och förankring. Det minskar risken för felprioriteringar längre fram och gör det lättare att hålla fast vid verksamhetens behov när projektet går vidare till planering, genomförande och inflyttning.
Upplands Väsby visar därmed hur Workplace Adequacy™ Survey kan skapa värde i projekt där arbetsplatsfrågorna är komplexa och där många olika behov behöver balanseras samtidigt. För kommuner och andra organisationer med flera funktioner i samma arbetsmiljö kan verktyget bidra till ett bättre beslutsunderlag, tydligare prioriteringar och en mer verksamhetsanpassad arbetsplatsstrategi.
Boka demo
Vill du se hur Workplace Adequacy™ Survey kan hjälpa er att skapa ett tydligare beslutsunderlag inför ett nytt kommunhus, kontor eller annat komplext arbetsplatsprojekt? Boka en demo.
